私隐政策

效率促进办公室认为保障个人资料中的私隐,对于维持公众对公共服务的信心,十分重要,故此致力履行和遵守《个人资料(私隐)条例》(该条例)(第486章)

持有的个人资料种类

效率促进办公室持有的个人资料分为五大类:

  • 顾问记录,包括顾问公司职员的个人资料、效率促进办公室主理的一般管理顾问服务网站所载顾问公司的公司代表记录,以及就顾问研究项目所进行的用户调查参与者的个人资料。

  • 政府青少年网站(青少年网站)记录,包括青少年网站电子通讯订阅者的电邮地址,以及参与青少年网站所进行的调查/活动或在该等调查/活动中提供资料的人士或机构雇员的个人资料。

  • 社会创新及创业发展基金(社创基金)记录,包括社创基金专责小组主席及成员的个人资料,以及参与社创基金秘书处所举办的活动、表示有意多了解社创基金或就社创基金提出查询、建议或投诉的人士或机构雇员的个人资料。

  • 记录关于方便营商谘询委员会(方谘会)、其工作小组、营商联络小组、及营商谘询电子平台,包括方谘会及其工作小组主席及成员的个人资料,协助主席及成员联络政府及营商联络小组的业界参与者的人士的资料,以及效率促进办公室主理的营商谘询电子平台订阅者的电邮地址。

  • 与雇佣相关记录,包括职位申请书、雇员的个人资料、学历及资历、工作履历、薪金及津贴、服务条件及条款、房屋福利、医疗记录、假期及旅费、培训、投资、外间工作、工作表现评核、晋升选拔委员会的评核结果、行为及纪律、退休及长俸,等等。

  • 其他记录,包括行政及运作档案、会议记录、采购物料和服务的报价单及价格、根据《公开资料守则》及该条例提出的要求,以及向效率促进办公室提出而可辨别当事人个人身分的查询及投诉。

保存个人资料的主要目的

  • 保存顾问记录中的个人资料,是为了评核顾问公司的能力和监察顾问的表现;就一般管理顾问服务网站的公司进行登记,以助决策局/部门采购管理服务;以及在推行研究计划时分析公共服务使用者的行为和喜好;

  • 保存青少年网站记录中的个人资料,是为了发出青少年网站电子通讯和方便联络;

  • 保存社创基金记录中的个人资料,是为了方便联络、推广和宣传,以及方便处理查询、建议和投诉;

  • 保存记录关于方谘会、其工作小组、营商联络小组、及营商谘询电子平台中的资料,是为了方便联络和举行会议、以及发出最新谘询资料予电子平台订阅者;

  • 保存与雇佣相关记录中的个人资料,是为了招聘和人力资源管理的目的,包括与委聘雇员、雇员福利、解雇、工作表现评核及纪律等相关的事宜;

  • 保存其他记录中的个人资料,视乎记录的性质而定,是为了不同的目的,例如管理办公室的职能和活动,就政策或运作事宜征求意见,采购物料及器材,雇用服务,以及处理内含可识别个人身分的资料的查询或投诉。

浏览本办公室网站时将予收集的资料

政府会记录浏览本办公室网站的情况,但不会收集任何可识别使用者身分的资料。如此收集的一般统计数据会用作拟备统计报告,以及分析电脑系统或与其相关的问题,以助政府改善本办公室网站的运作。

本办公室网站的搜寻服务由政府雇用的独立承办商提供。该独立承办商告知本办公室,他们通过本办公室网站提供搜寻服务时,并不会收集可资识别个人身分的资料。该独立承办商会与政府分享其通过搜寻服务所收集到并无记录身分资料的数据,以便政府对各个网站进行流量分析。政府不会把从该等搜寻活动中所取得的数据,与政府所持有的任何个人资料作出比对。

实务守则

首席行政主任(效率促进办公室)是本办公室的资料保障主任,负责监察本办公室遵从该条例的情况。

收集个人资料

在收集个人资料时,效率促进办公室会先确定以下各点:收集资料的目的是合法并与本办公室职能或活动直接相关的;收集资料的方法就每宗个案的情况而言是合法和公平的;以及就收集资料的目的而言,所收集的个人资料是必需的,属足够但不超乎适度。

个人资料的准确度和保留期

本办公室会采取切实可行的步骤,以确保个人资料准确和不会过时。个人资料的保存时间,不会超过保存以贯彻该资料被使用于或会被使用于的目的(包括任何直接有关的目的)所需的时间。

使用个人资料

所有收集得到的个人资料只会用于收集资料的目的或直接有关的目的,而资料当事人会在提供资料前获告知该目的。在作出上述通知后,本办公室或会在处理个案时把收集得的个人资料移转给本办公室会联络的各方。

保安

本办公室采取切实可行的步骤,以确保个人资料获妥善保护,不会在未获准许下或意外地被他人查阅、处理、删除、使用,或遭丧失。

政策透明度

我们的私隐政策及实务守则已上载到本办公室网站。

处理私隐遭侵犯的情况

如有个人资料遗失或泄漏,或有理由相信个人资料的安全已受到威胁,本办公室设有机制汇报事件和处理私隐遭侵犯的情况。如怀疑私隐遭侵犯,资料当事人可致函资料保障主任(联络方法见下文)提供相关资料,以便本办公室调查。

持续检讨和监察

本办公室根据该条例第27条的规定备存保障资料记录簿,记下拒绝持有/查阅/改正资料的要求。本办公室并会定期检讨私隐政策声明。

查阅和改正资料要求

如欲查阅或改正个人资料,请填妥个人资料私隐专员公署指明的《查阅资料要求表格》(OPS003),并把填妥的表格以传真(传真号码:2524 7267)或电邮(电邮地址:enquiry@effo.gov.hk)方式送交资料保障主任,或邮寄至以下地址:

香港湾仔
告士打道5
税务大楼41
效率促进办公室
资料保障主任[首席行政主任(效率促进办公室)]

在处理查阅或改正资料的要求时,我们会核实提出要求者的身分,以确保该人在法律上有权提出查阅或改正资料的要求。

收费

对于因应查阅资料要求而提供的个人资料,本办公室会根据现行的标准收费,或根据财经事务及库务局局长批准的收费,收回影印的成本。

二零一八年四月