机构随着时间发展，往往将现行工作的做法编纳成规，亦会担当一些新的职责。外在环境的转变会令服务需求或期望改变，但相关机构可能因未及适应而未能满足这些需求或期望。因应职责和对公共服务需求的改变检讨机构的现行架构，有助机构：
- 确保资源和管理人员的专注能分配到真正须优先处理的事项；
- 确切并适时了解服务对象的需要，提供更具效率和成效的服务；
- 减少由架构造成的障碍，使运作流程更具成效；
- 减少监管层级和重叠的工作，加强员工的职能；
- 开拓更多有价值的职务，增加员工满足感；
- 把握机会引进新设备和科技 ；
- 提升应付日后变化的能力；以及
- 减低成本。
