机构随着时间发展,往往将现行工作的做法编纳成规,亦会担当一些新的职责。外在环境的转变会令服务需求或期望改变,但相关机构可能因未及适应而未能满足这些需求或期望。因应职责和对公共服务需求的改变检讨机构的现行架构,有助机构:

  • 确保资源和管理人员的专注能分配到真正须优先处理的事项;
  • 确切并适时了解服务对象的需要,提供更具效率和成效的服务;
  • 减少由架构造成的障碍,使运作流程更具成效;
  • 减少监管层级和重叠的工作,加强员工的职能;
  • 开拓更多有价值的职务,增加员工满足感;
  • 把握机会引进新设备和科技 ;
  • 提升应付日后变化的能力;以及
  • 减低成本。

 

效率促进办公室透过以下方式为各决策局和部门提供服务:

1
协助主要官员进行决策局和部门检讨
2
根据机构实现现行目标所取得的成绩,以及与最佳模式作出比较,藉此检讨现行组织架构、功能、角色及职责等各方面的成效
3
参考其他政府和私营机构的最佳运作模式,协助设计全新的组织结构、功能、角色及职责,或提出修改
4
提供服务和资源,包括通过个别计划和改革管理,协助机构过渡至全新或重组的架构

效率促进办公室提供检讨、设计和促进实践的一站式服务,例子可参考以下个案。


相关项目: 海事处组织架构检讨

2013年中,海事处制度改革督导委员会委讬我们为海事处进行组织架构检讨,旨在识别需要改善的范畴,并提供建议,以加强海事处履行其核心功能和职责时的效率与成效。

检讨的第一阶段包括本地船只的发牌、证书签发和相关规管工作。我们就海事处相关组别的运作效率、内部沟通与合作、资讯透明度和责任交代方面提出改善建议。

检讨完成后,我们成立了一个专责小组,为海事处其他业务进行组织架构检讨,并在研究建议的执行和改革管理方面,提供持续支援。