公众对公共服务的需要和期望随时间变化,而科技创新为改变服务提供的方式缔造良机。要维持公共服务的效益,业务流程重整是一个途径。

重整涉及重新思考和重新设计服务提供的流程,务求更有效地达到目标。重整的中心概念包括摆脱现存组织的规限,整体地看待服务的程序和目标,找出能达到更佳成果的机会。


我们可以提供多种支援,协助政府单位--无论是个别部门或一个或多个决策局辖下的不同部门--进行业务流程重整。这些支援包括:

Consultancy study

顾问研究

协助找出根本问题和制定实际可行的解决方案,包括采用新技术或新的服务方式。

Change management

变革管理

重整往往须要改变行之已久的行事方式。变革管理是透过让受影响的员工参与和参考他们的意见,协助他们了解并适应变化,以配合变革的推行。我们能协助变革过程中的沟通工作,促进受影响员工理解和参与其事。如有需要,我们可安排或提供培训和支援,协助员工适应新的工作方式,并纾缓由改变引致的焦虑和紧张。

Implementation

实施

建议再好,也要成功实施才有价值。我们可以和各部门合作,以项目管理人或项目顾问的角色实施顾问研究中的建议,参与详细计划或开发系统。建议实施后,我们可以协助检讨工作,以总结经验,改良日后服务。




过去五年我们支援过的业务重整例子包括:


相关项目: 电子辐射牌照及服务系统

我们协助卫生署重整其放射卫生部的核心业务流程,设计新系统和相关程序,实施这个新系统并确保其达到目标。作为系统实施的项目管理人,我们的主要职责包括收集用户需求、设计工作流程、协助采购和合约管理,以及测试系统功能。


现时卫生署员工、牌照申请人及登记用户均可透过互联网使用电子辐射牌照及服务系统。系统设有流程和个案管理功能,支援卫生署的发牌和有关运作。申请人及已登记用户可于网上提交申请和追踪有关进展。新程序提高了放射性物质和辐照仪器的牌照服务、个人辐射监察服务及辐射工作人员健康检查服务的透明度和效率。


相关项目: 牌照申请追踪及个案管理电脑系统

我们和社会福利署合作,改良该署安老院和伤残人士宿舍牌照事务的透明度和效率。


重整发牌程序的一项重点是引入个案管理及追踪设施这个新系统。该系统采用以风险为基础的巡查方式,巡查密度按个别安老院或宿舍的风险状况而定,让巡查工作的资源分配有更合理的安排。


系统提供追踪申请进度的设施,以增加运作的透明度,也支援个案管理工作,包括牌照申请处理、巡查日程编排、投诉处理和保健员注册事宜。


相关项目: 改善与公众的沟通

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由我们负责运作的1823 替不同部门处理查询,我们其中一项工作是检视来电性质,评估能否透过改善资讯发放的安排或加强部门沟通,从而免却某些电话查询。这个方式既可节省市民寻找资讯时所花的时间和精力,也节省各部门处理查询的成本。一个显著例子是学生资助处。在发放中小学学生资助的月份内,我们协助学生资助处减少了超过60%有关的查询、节省公众18,000小时、以及减省了相等于一个1823员工110个月的工作量。